5 أسباب لماذا يجب عليك استخدام نظام AP

يساعد نظام أتمتة الحسابات الدائنة في أتمتة عملية إرسال الفواتير ودفعها. إنه يوفر الموارد البشرية والوقت ، مما يساعدك على إدارة عملك في الوقت الفعلي. يساعد نظام أتمتة الحسابات الدائنة على توفير المال واتخاذ قرارات أفضل وزيادة الكفاءة والأرباح. فيما يلي بعض الأسباب التي تجعلك تستخدم نظام أتمتة AP للحصول على عمليات حسابات الدفع الخاصة بك على المسار الصحيح.

ما هو نظام أتمتة الحسابات الدائنة؟

أتمتة الحسابات الدائنة هي عملية أتمتة مدفوعات البائعين والموردين. يمكن استخدام نظام التشغيل الآلي هذا لسداد المدفوعات بسرعة وأمان ، مما يقلل من الوقت الذي تستغرقه معالجة الفواتير ، فضلاً عن منع الأخطاء في المعالجة.

يعد تنفيذ أتمتة الحسابات الدائنة جزءًا لا يتجزأ من أي عمل ، ولكنه أيضًا جزء حيوي من تحديث عملياتك. مع وجود هذه الأتمتة في مكانها الصحيح ، يمكنك التركيز على إدارة عملك مع الحفاظ على انخفاض التكاليف مع أوقات معالجة أسرع وأعمال يدوية أقل.

أقل العمل اليدوي

تعد أتمتة الحسابات الدائنة طريقة رائعة لتبسيط عمليات الدفع الخاصة بك. يسمح لك بمعالجة الفواتير والمدفوعات دون الحاجة إلى القلق بشأن إدارة جيش من الناس. من خلال أتمتة العملية ، يمكنك التركيز على جوانب أخرى من عملك ، مثل تطوير المنتجات والتسويق.

ستوفر أيضًا المال على تكاليف العمالة من خلال التخلص من بعض المهام اليدوية التي يقوم بها الموظفون. بالإضافة إلى ذلك ، من خلال تتبع مقدار الأموال التي يتم إنفاقها على كل معاملة ، يمكنك تحديد الفرص لتحقيق وفورات في التكاليف على مدار العام.

زيادة الإنتاجية

يعد تنفيذ برنامج التشغيل الآلي للحسابات الدائنة أحد أهم الخطوات التي يجب اتخاذها في الأعمال التجارية. يمكن أن يساعدك على زيادة إنتاجيتك وتوفير المال والتأكد من سير عملك بسلاسة.

يساعدك اختيار حلول أتمتة AP المناسبة على تتبع جميع فواتيرك ومدفوعاتك. إذا كان هذا يبدو وكأنه شيء من شأنه أن يفيد عملك ، ففكر في النظر في برنامج أتمتة الحسابات الدائنة. إذا لم تستخدمه ، فسيتعين عليك إدخال البيانات يدويًا في جدول بيانات في كل مرة تحصل فيها على أموال أو ترسل فاتورة. سيستغرق ذلك ساعات من وقتك ويجعل من الصعب عليك إدارة جوانب أخرى من عملك.

دورات دفع أسرع

تساعدك حلول أتمتة AP على معالجة الفواتير بشكل أسرع ، بحيث يتم سداد المدفوعات قبل غضب البائعين. يمكّنك النظام من الحفاظ على سمعتك ويبقيك على المسار الصحيح لتسديد المدفوعات في الوقت المحدد. لا داعي للقلق بشأن فقدان المواعيد النهائية أو عدم سداد الفواتير. ستعرف بالضبط مقدار الأموال المتاحة والفواتير المعلقة.

بالإضافة إلى أنه أسهل لجميع المعنيين. لست مضطرًا لقضاء ساعات على الهاتف مع الموردين أو البائعين في محاولة لكسب المال لهم. لا يتعين عليهم قضاء ساعات في انتظار مدفوعاتهم. أفضل جزء هو أن الشركة لا تضطر إلى دفع رسوم أو غرامات متأخرة عن المدفوعات المتأخرة من مورديها أو البائعين. كل شيء مؤتمت!

أخطاء أقل

يمكن أن يساعدك تنفيذ أتمتة الحسابات الدائنة في توفير الوقت والمال عن طريق تقليل عدد الأخطاء التي تحدث عندما تتم إدارة عمليات عملك يدويًا. تستخدم هذه الأتمتة قوة التكنولوجيا للتأكد من أن جميع المدفوعات تتم في الوقت المحدد. كما أنه يساعد في تقليل مخاطر الاحتيال عن طريق التأكد من أن كل دفعة مسموح بها قبل معالجتها من خلال حساباتك المصرفية. سيساعدك أيضًا على أتمتة العديد من الجوانب الأخرى لعمليات عملك ، بما في ذلك المجموعات وإعداد التقارير.

خصومات الدفع المبكر

عندما تستثمر في برنامج أتمتة الحسابات الدائنة ، يمكنك أتمتة عملية الفوترة بأكملها. يمكنك أيضًا تتبعها من لوحة تحكم واحدة. يمكنك إعداد إشعارات لتذكيرك بموعد استحقاق المدفوعات ومقدار قيمتها حتى تتمكن من توفير الأموال. يمكنك أيضًا إعداد تذكيرات تلقائية للدفعات الشهرية المتكررة. يساعد ذلك في ضمان حصولهم على أموالهم في الوقت المحدد دون أي متاعب أو ضغوط.

تساعد هذه الأتمتة أيضًا في حل مشكلات الامتثال. يتم ذلك عن طريق التأكد من أن كل فرد في الشركة على علم بالمواعيد النهائية لمعالجة المدفوعات. كما أنه يضمن أن عمليات سير عمل الموافقة في مكانها الصحيح بحيث لا يتم سداد مدفوعات كبيرة بدون الموافقات الصحيحة.

فى الختام 
باختصار ، يمكن لنظام أتمتة الحسابات الدائنة تبسيط عملية دفع فواتيرك في الوقت المحدد. يؤدي الاستثمار في أفضل برامج التشغيل الآلي للحسابات الدائنة إلى التخلص من الفواتير المطبوعة. كما أنه يزيل الإدخال اليدوي للبيانات اللازمة للتوفيق بينها. والنتيجة ليست فقط عملية أكثر كفاءة لشركتك ولكن أيضًا مع مساحة أقل للخطأ.